emailing 6 – appointments (Tip of the Week 30)

Young Talents Sprachkurs

This is the sixth and last of a few weekly tips on how to write and structure your email.

Do you know how to arrange an appointment? 

Take a look at the Tip of the Week 30 from Nick Ponter of PS Sprachenservice.

Here are some useful phrases to help you.  Also, please click on our PS-Elearning site for you to practice these phrases.

Asking and Suggesting – Fragen und vorschlagen

Could we meet next week?

Könnten wir uns nächste Woche treffen?

Do you have time next week for a meeting?

Haben Sie nächste Woche Zeit für ein Treffen?

How about 11am on Monday?

Wie wäre es mit Montag, 11 Uhr?

Are you free at 11am on Monday?                   

Haben Sie am Montag um 11 Uhr Zeit?

Would Monday be convenient?   

Wäre Ihnen Montag recht/passend?

Would Monday suit you?  

Würde Ihnen Montag passen?


Responding – Antworten

That would be convenient.                              

Das wäre für mich passend.

That’s fine / OK for me.

Das passt mir gut.

Sorry, I can’t make it.     

Tut mir leid, das schaffe ich nicht.

I’m tied up all day on Friday.

Ich bin den ganzen Freitag beschäftigt.

I’m afraid I’m busy all day.

Ich fürchte, ich bin den ganzen Tag beschäftigt.


Confirming – Bestätigen

I can confirm the appointment for …               

Ich kann den Termin für … bestätigen.

That’s fine with me.

Das geht für mich in Ordnung.


Changing an Arrangement – Einen Termin ändern/umlegen

I’m writing about our meeting on Monday.   

Ich schreibe bezüglich unseres Treffens am Montag.

I’m afraid something has come up.   

Ich fürchte, mir ist etwas dazwischen gekommen.

I’m afraid I must cancel / call off the meeting

Ich fürchte, ich muss das Treffen leider absagen.

I’m afraid I must postpone / put back the meeting.

Ich fürchte, ich muss das Treffen leider nach hinten verschieben.

Could we reschedule our meeting?    

Könnten wir das Treffen verlegen?

Could we meet a little earlier / later than planned?

Könnten wir uns etwas früher / später treffen als geplant?

I might be a few minutes late.                         

Ich komme vielleicht ein paar Minuten später.

Could we fix another time?      

Könnten wir eine andere Zeit ausmachen?

I can’t make it on Monday anymore.

– Ich werde es leider am Montag nicht mehr schaffen.



To practice starting your email visit PS Spachenservice’s E-Learning site at: